Privacy

Privacyverklaring VNCI

De VNCI is een vereniging die de belangen behartigt van de Nederlandse chemische industrie. Om onze doelen te bereiken staan we in contact met leden, belanghebbenden en belangstellenden. Hierbij worden persoonsgegevens verwerkt.

Voor de VNCI is de bescherming van persoonsgegevens van groot belang. Deze worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de privacywetgeving. Dat houdt onder andere in dat wij:

• duidelijk vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken;
• de verzameling van persoonsgegevens beperken tot de gegevens die nodig zijn voor die doeleinden;
• in gevallen waarin dat is vereist voorafgaand toestemming vragen voor de verwerking van persoonsgegevens;
• persoonsgegevens niet langer of uitgebreider verwerken dan noodzakelijk
• passende beveiligingsmaatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;
• persoonsgegevens nooit verkopen aan derden;
• het recht respecteren om persoonsgegevens op aanvraag ter inzage te geven, te corrigeren of te verwijderen.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom we deze gegevens verzamelen en wat we ermee doen.

De belangrijkste verwerkingen van persoonsgegevens op een rij:

Leden | Wij slaan van diverse personen die werkzaam zijn bij onze lidbedrijven de naam en zakelijke contactgegevens (zoals e-mailadres, postadres en telefoonnummer) op. Denk aan rechtsgeldig vertegenwoordigers en andere medewerkers met voor ons relevante functies. We gebruiken de gegevens om deze personen te kunnen informeren over relevante onderwerpen en uit te nodigen voor vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen.

Samenwerkingsgroepen | Van iedereen die deelneemt aan een beleids- of werkgroep of een andere door de VNCI georganiseerde overleggroep verwerken we persoonsgegevens (naam, zakelijke contactgegevens). We gebruiken deze gegevens om het contact en overleg binnen de samenwerkingsgroep te faciliteren. In dat kader stellen we de contactgegevens ook ter beschikking aan de andere leden van de groep. Ook gebruiken we de persoonsgegevens voor de verslaglegging, zoals de presentielijst en de notulen.

Maatschappelijke Adviesraad | Als je deelneemt aan de Maatschappelijke Adviesraad (MAR) van de VNCI dan vermelden we je naam op de website en verwerken we jouw persoonsgegevens (naam, zakelijke en/of privé contactgegevens). We gebruiken deze gegevens om het contact en overleg binnen de MAR te faciliteren. In dat kader stellen we de contactgegevens ook ter beschikking aan de andere leden van het adviesorgaan. Ook gebruiken we de persoonsgegevens voor de verslaglegging, zoals de presentielijst en de notulen.

Ook noodzakelijke gegevens voor de uitbetaling van reiskosten- en vacatievergoedingen voor deelname aan de MAR verwerken we. Indien daarvoor een wettelijke verplichting bestaat, zullen we deze gegevens doorgeven aan derden zoals de Belastingdienst. Ook kunnen de gegevens betrokken zijn bij steekproeven in het kader van de jaarlijkse accountantscontrole.

Bestuur | Als je lid bent van het dagelijks of het algemeen bestuur dan vermelden we je naam op de website en verwerken we jouw persoonsgegevens (naam, zakelijke contactgegevens). We gebruiken de gegevens om het contact en overleg binnen het bestuursorgaan te faciliteren. In dat kader stellen we de contactgegevens ook ter beschikking aan de andere leden van het bestuursorgaan. Ook gebruiken we de persoonsgegevens voor de verslaglegging, zoals de presentielijst en de notulen. Tot slot gebruiken we de persoonsgegevens voor de verplichte inschrijvingen bij de Kamer van Koophandel (Handelsregister en UBO-register).

Bezoek aan kantoor | Als je ons kantoor bezoekt dan verwerken we jouw persoonsgegevens. Voor jouw en onze veiligheid is een camera geplaatst in de hal van het kantoorgebouw. Van bezoekers worden opnamen gemaakt die na maximaal vier weken worden gewist, tenzij er reden is om ze langer te bewaren.

Bezoek onze website | Als je onze website bezoekt dan deel je gegevens met ons via cookies. Ook kun je zelf ingevoerde persoonsgegevens met ons delen, bijvoorbeeld als je je aanmeldt voor een nieuwsbrief. We verwerken een aantal van deze persoonsgegevens. In het kort komt het erop neer dat we de gegevens die we verzamelen via de website:

• alleen gebruiken voor het analyseren van het gebruik van de website;
• niet met anderen zullen delen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of activiteiten;
• zorgvuldig beveiligen.

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites en andere bronnen van derden die - al dan niet met links - op onze website staan. De VNCI is er niet voor verantwoordelijk dat deze derden op een betrouwbare en veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Wij raden je dan ook aan om de privacyverklaring van deze websites te lezen voordat je daarvan gebruik maakt.

Onze website maakt gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn om de website goed te laten werken. Daarnaast passen we cookies onder andere toe om het gebruik van de website te kunnen analyseren en de gebruiksvriendelijkheid te verbeteren. Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. Die kennis gebruiken wij om onze website te optimaliseren voor onze bezoekers. Met Google hebben wij een bewerkersovereenkomst gesloten om afspraken te maken over de omgang met onze data. Verder hebben wij Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google-diensten en tot slot laten wij de IP-adressen anonimiseren.

Wanneer je onze website bezoekt worden de technische kenmerken van jouw bezoek in zogenaamde logfiles bijgehouden. Denk hierbij aan de opgevraagde pagina, IP-adres, tijdstip, browsertype en dergelijke. Wij gaan niet na wie welk IP-adres op welk moment gebruikt en wij herleiden deze gegevens dus niet tot jouw persoon. Deze logfiles worden uitsluitend ten behoeve van analyses bewaard.

Formulieren | De website bevat formulieren voor het aanvragen van lidmaatschap en het aanmelden voor een bijeenkomst of evenement. De gegevens die je ons met deze formulieren verstrekt, bewaren we zo lang als nodig of redelijk is voor de volledige beantwoording en/of afhandeling van jouw verzoek. Het verzoek kan daarnaast in onze systemen worden opgenomen en daar conform de wettelijke bewaarplicht worden opgeslagen.

Derden | Wij maken gebruik van derden bij de uitvoering van onze diensten en activiteiten. Dat betekent bijvoorbeeld dat we persoonsgegevens opslaan bij derden (hostingproviders en back-up-dienstverleners) en gebruik maken van applicaties als Spotler. Indien deze derden daarbij toegang hebben tot jouw gegevens, nemen wij passende maatregelen om ervoor te zorgen dat de gegevens afdoende worden beveiligd en uitsluitend voor de beoogde doelen worden gebruikt. In geen geval verkoopt de VNCI persoonsgegevens aan derden.

Beveiliging | VNCI heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de door jouw verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatig gebruik. Jouw gegevens worden via beveiligde verbindingen verzonden over het internet en in gecertificeerde datacentra en op servers van de VNCI verwerkt en opgeslagen. De persoonsgegevens worden afgeschermd van zoekmachines.

Onze werknemers zijn wettelijk verplicht om de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te respecteren. Deze verplichting leggen we ook contractueel op aan derden die door ons worden ingeschakeld bij het uitvoeren van onze diensten en activiteiten.

Social media en links naar andere websites | Op de website zijn knoppen opgenomen om de VNCI te kunnen volgen via social media. Deze knoppen worden gerealiseerd door een code die wordt aangeleverd door de diverse social media bedrijven zelf. Deze code kan onder meer een cookie plaatsen (zie onder het kopje 'Bezoek onze website'). Wij hebben daar geen invloed op en verwijzen je naar het privacybeleid  van de betreffende social media organisatie om te lezen wat zij doen met jouw (persoons)gegevens die zij via deze cookies verwerken.

Contact met ons | Als je contact met ons opneemt of je hebt ons jouw contactgegevens overhandigd dan verwerken we jouw persoonsgegevens (naam, organisatie, contactgegevens). Wanneer je ons een e-mail of andere berichten stuurt worden deze opgenomen in onze systemen en conform de wettelijke regels opgeslagen. Soms vragen wij naar persoonsgegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk jouw vragen te verwerken en verzoeken te beantwoorden.

Nieuwsbrief | Als je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief dan verwerken we jouw e-mailadres. Met onze nieuwsbrief informeren wij geïnteresseerden over relevante ontwikkelingen. Jouw e-mailadres wordt met jouw expliciete toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee je je kunt afmelden. Het abonneebestand van de Nieuwsbrief wordt niet aan derden verstrekt.

Chemie Magazine | Als je je abonneert op Chemie Magazine dan verwerken we een aantal van jouw persoonsgegevens (naam, organisatie, functie, e-mailadres, telefoonnummer, verzendadres). Als je werkzaam bent in de chemische industrie of op een andere wijze direct of indirect bij deze industrie betrokken, kom je in aanmerking voor een gratis abonnement op Chemie Magazine. Jouw verzendadres wordt doorgeven aan een druk- en verzendhuis. Deze partij is een ‘verwerker’. Zij mogen alleen gegevens verwerken op onze instructie. Met alle verwerkers die we inschakelen maken we afspraken over de omgang met persoonsgegevens.

Evenementen of bijeenkomsten | Als je je aanmeldt voor een van onze evenementen of bijeenkomsten dan verwerken wij een aantal van jouw persoonsgegevens (naam, zakelijke contactgegevens).

Beeldmateriaal | Tijdens evenementen en bijeenkomsten, die georganiseerd worden door de VNCI, kunnen foto’s en/of video opnames worden gemaakt. Deze foto’s of video’s kunnen worden gepubliceerd op vnci.nl, andere websites van de VNCI of sociale media. Op deze beelden kun je bedoeld of onbedoeld worden vastgelegd. Door een evenement te bezoeken stem je ermee in dat er foto’s worden gemaakt en deze op de website en sociale media kunnen worden gepubliceerd. Als je hier bezwaar tegen hebt, kun je dit melden bij de organisatie van het betreffende evenement, dit kan via website@vnci.nl. Indien tijdens het evenement gebruik wordt gemaakt van stemkastjes dan maken we afspraken met de uitvoerende partij om ervoor te zorgen dat jouw gegevens afdoende worden beveiligd en niet voor andere doeleinden worden gebruikt. 

Uitzonderingen | De VNCI stelt, behoudens de hierboven genoemde uitzonderingen, uitsluitend persoonsgegevens ter beschikking aan derden indien de VNCI daartoe op grond van een wettelijk voorschrift verplicht wordt gesteld.

Inzien en aanpassen persoonsgegevens | Je hebt het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens van jou in onze gegevensbestanden zijn opgeslagen. Wanneer je meent dat die persoonsgegevens niet (langer) juist of volledig zijn, dan kun je ons verzoeken deze gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Voordat wij een verzoek tot aanpassing in behandeling nemen, controleren wij de identiteit van de verzoeker om de bescherming van de persoonsgegevens te borgen. Verzoeken om aanpassing zullen wij zo snel mogelijk behandelen. Indien jouw verzoek (nog) niet kan worden uitgevoerd, lichten we je gemotiveerd toe waarom dat het geval is. Je kunt jouw verzoek sturen via de mogelijkheden vermeld op onze homepage.

Contactgegevens | Wanneer je vragen hebt die niet in deze privacyverklaring zijn beantwoord, wanneer je suggesties of opmerkingen hebt over de inhoud daarvan of wanneer je klachten hebt over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, dan komen we graag met jou in contact. Onze contactgegevens vind je op onze homepage.

Veranderingen | Privacy is volop in beweging en ook onze dienstverlening kan in de toekomst veranderen. Zo nu en dan zullen we onze privacyverklaring daarom aanpassen. Het is raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 16 september 2025.