Ze kenden elkaar, maar daar hield het ook bij op. Saskia Verhoeven en Tymen Tiemersma werden vorig jaar rond de zomervakantie benaderd met de vraag of zij de functie van sitemanager bij Teijin Aramid in Emmen in een duobaan wilden uitvoeren. Een niet gebruikelijke constructie binnen de chemie, maar voor Saskia en Tymen werkt het goed. Over een nacht ijs gingen ze beslist niet.

Tymen: “Edward kwam bij ons met de vraag of we de functie van sitemanager samen wilden oppakken. We zijn een grote productielocatie met zevenhonderd medewerkers. Om als sitemanagement aan alle onderwerpen voldoende aandacht te geven, was de conclusie van Edward dat het te veel werk zou zijn voor een persoon.” Saskia: “Op een grote productielocatie als deze heb je natuurlijk zowel technische als organisatorische uitdagingen die elke dag spelen, maar je moet ook kijken naar de toekomst. Hoe zorgen we ervoor dat onze locatie voorbereid is op de uitdagingen van morgen en alle ontwikkelingen die daarbij komen kijken, op alle fronten. En hoewel we allebei fulltime werken, is het echt niet zo dat we tijd overhouden.”

Verdelen en afspraken maken

Twee sitemanagers die een baan invullen, dat leidde intern wel meteen tot de vraag ‘Wie doet dan wat?’ Een logische vraag waar ze beiden vooraf goed over nagedacht hebben. Tymen: “We zijn samen verantwoordelijk voor de gehele productie, maar een aantal onderwerpen hebben we wel verdeeld. Ik zit meer op onderhoud, technologie en engineering.” Saskia neemt HR, QHSE, productie en verbetertrajecten  voor haar rekening. Saskia: “Daarnaast hebben we ook gekeken naar hoe we een logische verdeling konden maken van andere werkzaamheden en afdelingen zoals IT, finance, secretariaat en communicatie. Waar konden we dat bundelen en wie pakt wat op? Daar maken we onderling afspraken over en natuurlijk helpen we elkaar als dat nodig is. Iedereen kan hier binnenlopen en zijn of haar vraag stellen. We hebben vanaf het begin gezegd dat niemand er last van moet hebben dat wij in een duobaan werken.”

Voor Tymen en Saskia was een duobaan als sitemanager de eerste keer. Tymen: “Toen we de vraag kregen, wilden we bij andere chemiebedrijven kijken hoe zij dat doen. Dan ben je gauw klaar. Die voorbeelden zijn er niet veel.” Ze besloten ruim de tijd te nemen om elkaar te leren kennen en na te denken over hoe ze de duobaan wilden invullen. Saskia: “Dat was voor ons beiden ook een voorwaarde. We zijn eerst een persoonlijk traject ingegaan. Wie ben jij, wie ben ik. Wat voor opvoeding heb jij gehad en wat zijn jouw waarden en normen. En past dat bij elkaar? Dat traject heeft ons echt geholpen met onze beslissing om er samen voor te gaan.” Die intensieve voorbereiding heeft alles bij elkaar zo’n zes maanden geduurd en sinds half februari van dit jaar werken Saskia en Tymen samen.

Meerwaarde

Ruim een half jaar verder ervaren ze veel voordelen van deze duobaan. Er is bijvoorbeeld meer tijd om in de fabrieken rond te lopen en met medewerkers te spreken. Saskia: “En twee weten meer dan een. Daarnaast is het ook makkelijk om met elkaar te schakelen, we zijn echt aanvullend naar elkaar. Ik heb hiervoor als sitemanager op een kleine locatie gewerkt en dan ben je in je eentje eindverantwoordelijk. Soms is dat best een eenzame positie. Nu kunnen Tymen en ik bij elkaar toetsen. En als de een even omhoog zit, kan de ander bijspringen. Ik zou deze functie ook niet alleen willen en kunnen doen.”

Reflecteren

Ze zitten bewust in een kantoor, tegenover elkaar, en beginnen én eindigen elke dag met een kort overleg. Wat speelt er op de site en wat moet er gebeuren?  Daarnaast hebben ze elke maand een vast moment ingepland om op hun samenwerking te reflecteren en een keer in de twee of drie maanden doen ze dat ook met de externe coach die hen begeleid heeft voorafgaand aan de start van de duobaan. “Die momenten zijn echt voor de verdieping. Hoe loopt onze samenwerking, waar kunnen we van elkaar leren en wat moeten we bijstellen”, aldus Saskia.

Vertrouwen

Van twee kapiteins op een schip is geen sprake. Tymen: “We houden elkaar goed op de hoogte en weten wat er speelt. Als een medewerker iets met Saskia heeft besproken, ben ik op hoofdlijnen ook op de hoogte. Ik kan het overnemen als het moet. Het scheelt dat we samen een managementassistente hebben, die houdt ook het overzicht. Het belangrijkste in deze duobaan is dat we vertrouwen in elkaar hebben. Het gaat niks worden als je de ander de hele tijd gaat controleren.” Saskia beaamt dat. “Juist omdat we vooraf zoveel tijd hebben gestoken in onze samenwerking, is dat vertrouwen er ook gewoon. We hebben geen twijfels over elkaar, dus we kunnen dingen ook aan elkaar overlaten.”

Het ideale recept voor een duobaan is er niet. Maar dat iemand vooraf bedacht heeft dat Saskia en Tymen goed zouden passen in deze duobaan, beschouwen ze beiden als een win-win. Dat het ook in de praktijk goed werkt, is een optelsom van overeenkomsten én verschillen. Saskia: “Edward had in zijn hoofd dat wij een goede combinatie zouden kunnen zijn, juist ook omdat we zo verschillend zijn en elkaar kunnen aanvullen. Ik ben wat impulsiever dan Tymen en reageer sneller. Als ik iets vind, zeg ik het ook gelijk. Tymen heeft meer rust. Hij luistert goed en stelt hele goede en verdiepende vragen voordat hij ergens iets van vindt. Daar kan ik af en toe wel jaloers op zijn.” Tymen: “Ik denk graag eerst even na over hoe ik iets wil oplossen. Saskia is authentiek en heel toegankelijk. Ze gaat makkelijk gesprekken aan en komt snel in actie. Ze is heel behulpzaam.” Wat ze allebei in de ander waarderen, is het dienend leiderschap. Een eigenschap die bij beiden boven kwam drijven in het assessment dat ze deden voorafgaand aan de start van hun duobaan. Saskia: “Dat is iets waar we elkaar snel in vonden. We doen het voor de organisatie, voor de mensen.”

Voorloper

Misschien was het geen vooropgezet doel, maar Teijin Aramid kan als voorloper beschouwd worden met de keuze om het sitemanagement in een duobaan te laten doen. Hoe kan dat bij andere chemiebedrijven ook opgezet worden? Saskia: “Als je twee mensen bij elkaar zet, moet je wel zeker weten dat het een goede match gaat worden. Niet dat je er halverwege in de praktijk achter komt dat het niet werkt, want daar heeft het hele bedrijf last van. Stop dus vooraf veel tijd en energie in het onboarding proces (het proces waarin - nieuwe - werknemers begeleid worden bij het wennen aan een nieuwe baan op het gebied van gedrag, prestaties en sociale verwachtingen. – red.). Tymen en ik hebben daarvoor een intensief traject doorlopen, maar toen konden we ook echt zeggen: ja, dit gaan we doen! Als we dat niet hadden gedaan, waren we nu nog bezig geweest met het inrichten van deze duobaan.” Tymen: “Toen ik ervoor gevraagd werd, werd ik eerst geremd door mijn referentiekader dat je één verantwoordelijke op een functie hebt. Ik zou nu niet anders meer willen. We zijn bezig met het bouwen aan deze organisatie en daar komt veel bij kijken. Doordat we het samen doen, kunnen we sneller slagen maken.”